Tietosuoja Fortes Isännöinti Oy:ssä

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Tietosuojakäytännön avulla pyritään turvaamaan lainsäädännön mukaiset henkilötietojen käyttöön liittyvät asiakkaiden, työntekijöiden ja muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden oikeudet sekä varmistamaan tietojen käsittelijän oikeudet ja velvollisuuksien noudattaminen henkilötietoja käsiteltäessä. Tietosuojaa toteutettaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen salassapitoon sekä siihen, ettei asiattomilla ole pääsyä tietoihin, ettei tietoja käytetä henkilöä vahingoittavasti ja että henkilötiedon kohteen oikeudet toteutetaan.

Asiakasrekisterit Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista: huoneiston tiedot huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet syntymäaika henkilötunnukset, vain kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä sähköpostiosoitteet puhelinnumerot sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat tiedot käyttömaksujen perimiseen ( autopaikat, saunavuorot) osakkaiden muutostyötiedot

Asiakasrekisterit

Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

• huoneiston tiedot
• huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
• syntymäaika
• henkilötunnukset, vain kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
• sähköpostiosoitteet
• puhelinnumerot
• sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
• tiedot käyttömaksujen perimiseen ( autopaikat, saunavuorot)
• osakkaiden muutostyötiedot

Henkilötietojen keräämistavat Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse, sähköisten lomakkeiden kautta tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Henkilötietojen keräämistavat

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse, sähköisten lomakkeiden kautta tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Henkilötietojen säilytysajat ja hävittäminen Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia

Henkilötietojen säilytysajat ja hävittäminen

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia

Henkilötietojen käyttötarkoitus Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietojen luovutus Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto-, lukitus- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto-, lukitus- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Tietojen säilytys Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.

Tietojen säilytys

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.

Läpinäkyvyys Toimimme läpinäkyvästi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme hänestä keränneet ja tallettaneet henkilörekistereihimme. Rekisteröity voi myös vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai tietojen poistamista, mikäli tietojen käsittelyn oikeudellinen peruste (esim. asiakkuus) on päättynyt. Varmistamme toiminnassamme, että rekisteröidyn oikeuksista huolehditaan ja että pyyntöihin vastataan viipymättä.

Läpinäkyvyys

Toimimme läpinäkyvästi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme hänestä keränneet ja tallettaneet henkilörekistereihimme. Rekisteröity voi myös vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai tietojen poistamista, mikäli tietojen käsittelyn oikeudellinen peruste (esim. asiakkuus) on päättynyt. Varmistamme toiminnassamme, että rekisteröidyn oikeuksista huolehditaan ja että pyyntöihin vastataan viipymättä.

Rekisterinpitäjän vastuu ja osoitusvelvollisuus Arvioimme henkilötietojen käsittelyyn liittyviä prosesseja sekä niihin liittyviä riskejä säännönmukaisesti ja huolehdimme siitä, että toteutamme tarvittavat ja riittävät toimenpiteet. Huolehdimme toiminnassamme siitä, että käytössä ovat mm. asianmukaiset sopimukset sekä ajantasaiset tietosuojaselosteet ja ohjeistukset.

Rekisterinpitäjän vastuu ja osoitusvelvollisuus

Arvioimme henkilötietojen käsittelyyn liittyviä prosesseja sekä niihin liittyviä riskejä säännönmukaisesti ja huolehdimme siitä, että toteutamme tarvittavat ja riittävät toimenpiteet. Huolehdimme toiminnassamme siitä, että käytössä ovat mm. asianmukaiset sopimukset sekä ajantasaiset tietosuojaselosteet ja ohjeistukset.

Tietosuojan varmistaminen Tietosuoja-asiat kuuluvat osana henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden perehdytykseen ja niistä järjestetään koulutusta kaikille työntekijöille. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo laissa säännelty tai erikseen sovittu ja dokumentoitu vaitiolovelvollisuus.

Tietosuojan varmistaminen

Tietosuoja-asiat kuuluvat osana henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden perehdytykseen ja niistä järjestetään koulutusta kaikille työntekijöille. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo laissa säännelty tai erikseen sovittu ja dokumentoitu vaitiolovelvollisuus.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä toimistoomme p. 040 161 7788.